自社内で説明会を実施しているものの、なかなか学生が集まらないので、どうせなら学生のいる場所に行って実施してみよう！
ということで、今回は下記2つの質問に対して詳しくお話ししていきたいと思います。
学内説明会を開催するにはどうすればいいですか？
学内説明会を開催するにあたり準備するものは何ですか？
学内説明会とはなにか
「学内説明会」とは大学内において開催される(する)説明会のことです。一般的に知られている「学内合説説明会」に対して「個別企業説明会」「学内企業説明会」などと言われることもあり、通常リクナビやマイナビなどに掲載して自社内や別会場で行っている企業説明会を大学内で行うもののことを指します。
大学が大きく広報して開催する学内合同説明会に比べ、同じ大学内の施設内で実施されているにも関わらず、比較的こじんまりと開催されることも多く、種類が(開催箇所)が異なっていることもある「学内説明会」。
まずは学内説明会の種類についてご紹介していきます。
※ここから出てくる「主催」という言葉ですが、あくまでどこの部署の名の元に開催しているか？だけであり、ほとんどのケースは、当日の運営や広報、集客など企業側で行うことになります。
キャリアセンターが主催する学内説明会
こちらは合同説明会と同じようにキャリアセンターが主催している学内個別説明会です。
キャリアセンターのHPなどで申し込み受付をしているケースも多く、教室や備品の準備など、ほとんどの場合はキャリアセンターが行ってくれます。
ただし学生への広報に関しては掲示板(学生専用のWeb掲示板等含む)などで行ってはくれますが、集客力は弱いので自社で行う必要もあります。(申し込みの際に集客は責任を持てない旨を伝えられることもあります)
大学によっては、(企業からの)申し込みが多くなり過ぎてしまい業務が増えてしまうので、キャリアセンター主催で行っていないところも多いです。
学科や学部が主催する学内説明会
こちらは、キャリアセンターが主催するのではなく、学部や学科が主催する学内説明会です。
学部開催の場合は、学部事務など(名称は異なります)が、キャリアセンター同様に取り仕切るところが多いですが、学科主催になると少しややこしいのですが、開催までの流れが大きく2パターンに分かれます。
一つ目が、学科の就職担当(就職幹事)に開催依頼をしたケースです。
この場合は、就職担当の先生が総合窓口として部屋を確保し、学科全体に広報してくれます(実質の事務作業は学科事務が行うことが多いですが)。
一方で、既に面識のある先生経由で申し込めることもあります。この場合はその研究室の先生が、部屋の確保や学科全体への広報を行ってくれることが多いです。
個人的な感覚にはなりますが、学科内で個別説明会の受付を行っていない学科の場合や、OBなどが
おり個別で実績のある研究室が存在する場合は、後者の方法をとって説明会を開催している印象を受けます。
キャリアセンターの招待型
こちらのケースも、キャリアセンターが主催する学内説明会なので、冒頭の形式と同様になるのですが、異なるのが「企業はキャリアセンターが選択する」ということです。
キャリアセンターが定めた一定期間内に、招待された複数企業が、時間割ごとに個別説明会を実施する学内説明会です。
この形式は、合同説明会のように校内でも大きく広報をされているので、大学訪問をしていると時々構内で見かけることもあります。
合同説明会のように集中する時期は定かではありませんが、春・秋のガイダンスに合わせて実施しているような記憶があります。
学内説明会の開催方法
学内説明会の開催には、学内の教室など会場を使用させてもらうため、主催する部署に申し込む必要があります。
開催部署がどこであれ、依頼する内容自体は同じなのですが、前述したように主催が異なってきますので、方法が若干異なってきます。
キャリアセンターに依頼
キャリアセンターが主催する場合は、キャリアセンターに開催を依頼しましょう。
こちらから希望開催日時を伝えることで教室を予約してくれます。
大学の中には、メールや学内で用意されているフォーマットで学生に広報してくれる大学もありますが、こちらでもポスターなどを作成して合わせて広報依頼すると良いでしょう。
また、大学によっては個別説明会の開催枠が決まっており、HPから予約できる大学もありますので、一度問い合わせをしてみてもよいでしょう。
学科や学部に依頼
各学部や学科が主催する場合も、希望開催日時を担当者に伝えることで会場を抑えてくれますが、学部や学科主催の説明会の場合は、キャリアセンター主催に比べ母数が少ないので、広報はしっかりとする必要があります。
殆んどの場合、就職担当の先生は、学科の学生への広報や各研究室への情報共有程度になるので、もし学科内にツテがあるのならばそこにアプローチするのも有りです。
文系の場合は学科担当という存在がないケースが多いので、ゼミの先生に直接実施する方法がないのか相談するが良いでしょう。
学内説明会の準備物
スクリーンやプロジェクターなど、備品は大学側が準備してくれることがほとんどですので、パソコンと説明用のスライド(資料)だけ持参すれば良いでしょう(一応事前に備品は聞いておいた方がよいですが)。説明会終了後にアンケートなどを取る企業も多いと思いますが、最近は個人情報の取り扱いに神経質ですので、当日個人情報を取る場合は事前に伝えておきましょう。
また、学内説明会のプレゼン内容に関しては通常の説明会と同じでも良いですが、もしOBの出席が可能であれば積極的に連れて行きましょう。
先輩から話をする時間を設けるのはもちろんですが、事前の広報に関しても「当日先輩が参加」ということは積極的ににメッセージとして使用することで、集客に繋がる効果もあります。
学内説明会の服装
最期に、学内説明会における学生の服装について。
企業側は通常の服装(恐らくスーツ)で赴くのがベストですが、学生に対しては「服装自由」で開催することをおススメします。
就活真っ只中の時期であれば、面接などの兼ね合いでスーツで登校している学生もいますが、そんな学生ばかりではありません。
当日たまたま開催を知った学生が、「興味はあるけど私服だし」などと思い、参加を躊躇しているとしたら、もったいないです。「服装自由」と「当日参加有」の2つは参加のハードルを下げ、参加数を上げるためにも記載しておきましょう。
